Dall’emissione di carte di debito per i dipendenti alla rendicontazione degli esborsi sostenuti, fino all’aggregazione dei dati relativi alle spese, con la possibilità di scaricarli in un unico file ed eventualmente caricarli nel sistema di contabilità aziendale.
Sono alcune delle funzionalità del nuovo tool di Agicap: Spend Management (link in basso).
Il software è gratuito per le aziende che ne usufruiscono; verranno applicate delle commissioni sulle transazioni, a carico degli esercenti convenzionati.
La gestione delle spese aziendali, secondo Agicap, può risultare particolarmente complessa nelle aziende energetiche, nelle quali sono molti i dipendenti con elevate capacità professionali e un grado di autonomia tale da giustificare esborsi legati allo svolgimento delle proprie mansioni.
La rendicontazione delle spese può richiedere molto tempo e quindi utilizzare un software può invece automatizzare e velocizzare molti passaggi.
L’azienda può creare rapidamente carte di debito fisiche o virtuali per i dipendenti, evitando i tempi di attesa per l’emissione da parte della banca.
La carta può inoltre essere personalizzata per ogni dipendente, variando in tempo reale i limiti di spesa e introducendo eventuali restrizioni; le spese sono monitorate costantemente, in modo centralizzato, ma suddivise per singolo dipendente.
Quando il dipendente paga con la carta, l’amministrazione viene automaticamente informata dell’avvenuto pagamento. Contestualmente parte un promemoria per il dipendente, in modo da ricordargli di caricare il giustificativo, che può essere facilmente trasmesso in amministrazione utilizzando un normale smartphone.
L’amministrazione potrà poi verificare che la ricevuta sia stata caricata e che sia leggibile; nel caso il dipendente tardi a inviarla, sarà possibile procedere con solleciti mirati.
L’invio dei solleciti può essere attivato e disattivato autonomamente dall’ufficio amministrativo, che può anche regolarne la frequenza.
Alla fine del periodo di rendicontazione, sarà possibile scaricare i file con tutte le ricevute, facilitando l’invio all’ufficio contabilità. Anche le ricevute e le transazioni possono essere esportate, agevolando le chiusure contabili.
La nuova funzione Spend Management completa lo sviluppo in ottica all-in-one del software per la gestione dei pagamenti Agicap Payment che, unitamente al software per la gestione evoluta dei flussi di cassa Agicap Cashflow (vedi QualEnergia.it, Gestione finanziaria nelle rinnovabili: le soluzioni indicate nel white paper di Agicap), dotato anche della funzione Debt Management (vedi QualEnergia.it, “Centralizzare la gestione dei finanziamenti con il software di Agicap“), e al modulo di recupero crediti Agicap CashCollect, costituisce un’offerta integrata per le aziende che vogliono ottimizzare la propria gestione della tesoreria.
Oltre ai software, Agicap offre un servizio di assistenza e personalizzazione dei tool.
